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项目组织结构设计或选择

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项目组织结构设计或选择_中国管理联盟

>    项目组织结构类型有许多,常见的有工作队式、部门控制式、项目型、矩阵型和直线职能型。各种类型的组织结构适应不同的公司规模及项目需要。

(一)项目组织的概念

    项目组织是为完成项目而建立的组织,一般也称为项目班子、项目管理班子、目组等。一些大中型项目,如建筑施工项目的项目组织目前在我国叫项目经理部,由于项目管理工作量很大,因此,项目组织专门履行管理功能,具体的技术工作由他人或其他组织承担。而有些项目,例如软件开发项目或某些科学研究项目,由于管理工作量不大,没有必要单独设立履行管理职责的班子,因此,其具体技术性工作和管理职能均由项目组织成员承担。这样的项目组织负责人除了管理之外,也要承担具体的系统设计,程序编制或研究工作。

项目组织的具体职责、组织结构、人员构成和人数配备等会因项目性质、复杂程度、规模大小和持续时间长短等有所不同。

项目组织可以是另外一个组织的下属单位或机构,也可以是单独的一个组织。例如某企业的新产品开项目组织是一个隶属于该企业的组织。而某水电站项目组则是水电开发有限责任公司,本身是一个法人企业,负责该水电站的资金筹集、建设、建成投产后的经营、偿还贷款和水库上游地区的开发管理。项目组织的一般职责是项目规划、组织、指挥、协调和控制。项目组织要对项目的范围、费用、时间、质量、采购、风险、人力资源和沟通多方面进行管理。

(二)项目管理组织机构设置原则

1.目的性原则

项目组织机构设置的根本目的,是为了产生组织功能实现项目目标。从这一根本目的出发,就应因目标设事,因事设岗,因职责定权力。

2.精于高效

大多数项目组织是一个临时性组织,项目结束后就要解散,因此,项目组织应精干高效,力求一专多能,一人多职,应着眼于使用和学习锻炼相结合,以提高人员素质。

3.项目组织与企业组织一体化原则

项目组织往往是企业组织的有机组成部分,企业是它的母体,项目组织是由企业组建的,项目管理人员来自企业,项目组织解体后,其人员仍回企业,所以项目的组织形式与企业的组织形式密切有关。

 (三)项目组织结构的类型

项目组织结构类型有许多,常见的有工作队式、部门控制式、项目型、矩阵型和直线职能型。

1.工作队式项目组织

1)特征:

(1)项目经理在企业内抽调职能部门的人员组成管理机构

(2)项目管理班子成员在项目工作过程中,由项目经理领导,原单位领导只负责业务指导,不能干预其工作或调回人员。

(3)项目结束后机构撤消,所有人员仍回原在部门。

2)适用范围:适用于大型项目,工期要求紧,要求多工种、多部门密切配合的项目。

3)优点:

(1)能发挥各方面专家的特长和作用

(2)各专业人才集中办公,减少了扯皮和等待时间,办事效率高,解决问题快。

(3)项目经理权力集中,受干扰少,决策及时,指挥灵便

(4)不打乱企业的原有结构

4)缺点

(1)各类人员来自不同部门,具有不同的专业背景,配合不熟悉。

(2)各类人员在同一时期内所担负的管理工作任务可能有很大差别,很容易产生忙闲不均。

(3)成员离开原单位,需要重新适应环境,也容易产生临时观点。

2.部门控制式

1)特征:按职能原则建立项目组织,把项目委托给某一职能部门,由职能部门主管负责,在本单位选人组成项目组织。

2)适用范围

一般适用于小型的,专业性较强,不需涉及众多部门的项目。

3)优点:

(1)人事关系容易协调。

(2)从接受任务到组织运转,启动时间短。

(3)职能专一,关系简单。

4)缺点:不适应大项目需要

3.项目型

1)特征:企业中所有人都是按项目划分,几乎不再存在职能部门。项目型组织结构图如图3所示

在项目型组织里,每个项目就如同一个微型公司那样运作,完成每个项目目标所需的所有资源完全分配给这个项目,专门为这个项目服务,专职的项目经理对项目组拥有完全的项目权力和行政权力。

2)优点:项目型组织的设置能迅速有效地对项目目标和各户的需要做出反应。

3)缺点:资源不能共享,成本高,项目组织之间缺乏信息交流。

4)适用范围

项目型组织结构适用于同时进行多个项目,但不生产标准产品的企业。常见于一些涉及大型项目的公司,如建筑业,航空航天业等。

4.矩阵型组织

1)特征

(1)项目组织与职能部门同时存在,既发挥职能部门的纵向优势,又发挥项目组织的横向优势。

(2)专业职能部门是永久性的,项目组织是临时性的。职能部门负责人对参与项目组织的人员有组织调配和业务指导的责任。项目经理将参与项目组织的职能人员在横向上有效地组织在一起。项目经理对项目的结果负责,而职能经理则负责为项目的成功提供所需资源。矩阵型组织结构如图4所示

2)适用范围:适用于同时承担多个项目的企业。

3)优点:

(1)将职能与任务很好结合在一起,既可满足对专业技术的要求,又可满足对每一项目任务快速反应的要求

(2)充分利用人力及物力资源。

(3)促进学习、交流知识。

4)缺点:

(1)双重领导。

(2)各项目间、项目与职能部门间容易发生矛盾。

(1)       项目组成员不易管理

1.直线职能型

    这是一种传统式的组织结构形式,我国目前传统企业常采用直线职能型进行项目工作。直线职能型组织是一种层次型的组织结构,按专业化的原则设置一系列职能部门,这种项目的组织是按照职能部门组成的,将项目按职能分为不同的子项目,如,当进行新产品开发项目时,项目前期论证作为·论证项目·由计划部门负责,产品设计工作作为·设计项目·由设计或技术部门完成,生产产品作为·生产项目·由生产部门完成,销售产品作为·销售项目·由销售部门完成。其优点与部门控制式组织结构相同,缺点是项目时间长,各部门协调困难。

(四)项目组织结构的设计或选择

    前面介绍的是项目组织经常采用的几种组织结构形式,除了这几种常见的组织结构之外,还可能存在其他组织结构形式。通过前面的介绍,大家可以看出,每一种组织结构形式都有其优点、缺点和适用条件,没有一种万能的,最好的组织结构形式。对不同的项目,应根据项目具体目标、任务条件、项目环境等因素进行分析、比较,设计或选择最合适的组织结构形式。一般来说,部门控制式的组织结构适用于项目规模小、专业面窄、以技术为重点的项目;如果一个组织经常有多个类似的、大型的、重要的、复杂的项目,应采用项目式的组织结构;如果一个组织经常有多个内容差别较大、技术复杂、要求利用多个职能部门资源时,比较适合选择矩阵式组织结构。如果要完成一个大型的、重要的、复杂的要求利用多个职能部门资源的项目则可采用工作队式。下面通过一个例子来说明选择适当组织结构的过程。

例:某家计算机公司计划设计、生产和销售一种多任务的便携式个人电脑,设想该种电脑的定位应为:配置包括32位处理器、32兆以上内存、2g以上硬盘、200兆以上处理速度、重量不超过1。5千克、点阵式彩色显示器、电池正常操作下可用6小时以上、零售价不超过2万元。该计算机公司在人力上完全有能力完成这个任务,在硬件和操作系统设计上也能达到当前的先进水平,这个项目预计持续18-24个月,是目前为止该公司投资最大的项目。

根据这一项目的目标,可列出项目的关键任务以及相应的组织单元

项目的关键任务
 相应的组织单元
 
描述产品需求
 市场部、研发部
 
设计硬件,做初步测试
 技术部
 
筹备硬件生产
 生产部
 
建造生产线
 生产部
 
进行小批量生产及质量测试
 生产部、质量部
 
设计、编写和测试应用软件
 软件开发部
 
   编写所有文档资料,包括用户手册
   软件开发部、生产部、技术部
 
   建立服务、维修体系
   市场部
 
    制定营销计划
    市场部
 
    推销
    市场部
 
    准备促销演示
    市场部
 

    我们可将项目的关键任务概括为

    1)设计、生产、测试硬件

    2)设计、编制、测试软件

    3)建立服务、维修体系

    4)营销策划,包括演示宣传等

    要完成以上任务,需要涉及公司的六个部门,可以看出,该项目不适合采用部门控制式,因为该项目涉及部门多,很难将其归于某个职能部门之下进行管理;同时该公司并不存在多个类似的项目,因此,也不需采用项目式;可考虑采用矩阵式或工作队式。由于该项目是该公司投资最大的项目,是非常重要的一个项目,且内容复杂、涉及专业面广,需要尽量缩短项目完成时间,使新品计算机尽快投放市场,综合分析项目要求,采用工作队式应是最好的。该公司应任命某个副总经理任该项目经理,从软件开发部、生产部、技术部、市场部、质量部、研发部抽调若干骨干力量组成项目组,集中人力、物力、财力完成该项目。